반복 업무를 줄이는 스마트한 루틴 자동화 전략

 

하루 1시간 줄인 자동화 루틴 전략

 

하루가 너무 빨리 지나간다고 느낀 적 있으신가요? 아침에 시작한 업무가 정리도 되기 전에 어느새 오후가 되고, 퇴근 무렵엔 어떤 일을 했는지조차 잘 기억나지 않을 때가 있습니다. 특히 여러 가지 업무를 혼자서 처리해야 하는 프리랜서나 1인 운영자라면 이런 혼란은 더욱 빈번하게 찾아옵니다.

저도 그런 상황 속에서 벗어나기 위해 반복되는 업무의 흐름을 분석하고, 그 안에서 자동화할 수 있는 구조를 만들기 시작했습니다. 이 글에서는 제가 직접 적용해 본 자동화 루틴의 구성법과 실전 적용 사례를 공유하려 합니다. 기술보다 중요한 건 나의 업무 흐름을 스스로 이해하고, 거기에 맞는 시스템을 차근차근 설계하는 일이라는 걸 알게 되었기 때문입니다.

1. 자동화는 '무의식의 반복'을 자각하는 데서 시작합니다

하루에 어떤 일을 반복하고 있는지 기록해보는 것이 첫 단계였습니다. 단 3일만 관찰해도 자주 반복하는 행동들을 찾을 수 있었어요. 예를 들면 다음과 같았습니다.

• 매일 아침 같은 시간에 이메일을 확인하고 회신
• 일주일에 한 번 정해진 포맷의 보고서 작성
• 매번 유사한 구조로 작성하는 블로그 글 초안
• 반복되는 클라이언트 문의에 대한 응답
• 자료 정리나 일정 리마인더를 수작업으로 처리

이 목록 중 내가 직접 하지 않아도 되는 일, 또는 기본 틀만 있으면 반복하지 않아도 될 업무들이 보이기 시작했습니다. 여기서 자동화의 가능성이 열리기 시작했습니다.

2. 구조를 먼저 만들고, 도구는 나중에 연결합니다

많은 사람들이 자동화를 시도할 때 Notion, ChatGPT, Zapier, Trello 같은 도구를 먼저 떠올립니다. 하지만 실제로는 도구가 아니라 흐름이 먼저 필요합니다. 저는 아래와 같은 기준으로 업무 루틴을 구조화했습니다.

• 수집: 들어오는 요청, 아이디어, 자료를 모으는 단계
• 정리: 분류하고 핵심을 추려내는 단계
• 실행: 구체적으로 작업을 진행하는 단계
• 기록: 완료된 내용을 보관하거나 보고하는 단계

이 네 가지 흐름은 어떤 종류의 업무든 적용할 수 있었습니다. 그리고 이 구조를 기준으로 각 단계에 적합한 도구를 나중에 배치했습니다. 수집에는 Gmail, 정리에는 Notion, 실행에는 ChatGPT, 기록에는 Google Drive와 같은 방식입니다.

3. 실전 자동화 루틴 예시

다음은 제가 실제로 사용 중인 루틴 중 일부입니다.

하루가 시작되면, 전날 기록한 '작업 요약'을 Notion에 정리해둡니다. 이때 미리 만들어 둔 양식이 있어서 매일 같은 구조로 입력만 하면 됩니다. 이후 이 내용을 ChatGPT에 전달하면, 하루 요약 문장을 자동으로 제안받을 수 있습니다. 이메일로 보고서를 보내야 할 때 바로 활용 가능합니다.

반복되는 이메일 응답은 Gmail의 템플릿 기능을 활용해 미리 저장해두고, 상황에 맞게 내용 일부만 수정합니다. 자주 묻는 질문에 대한 응답은 ChatGPT에게 예시를 입력해 두고, 유사한 상황에 맞게 바꿔달라고 요청하면 쉽게 재구성됩니다.

또한 월별 콘텐츠 리포트 작성 시에는 블로그나 영상 조회 데이터를 표로 정리해놓고, 요약을 AI에게 요청합니다. 그러면 핵심 수치 중심으로 간결하게 정리된 요약을 만들 수 있어 보고서 작성 시간이 크게 단축됩니다.

4. 자동화 루틴을 지속시키는 방법

자동화가 한 번에 완성되지는 않습니다. 처음엔 오히려 복잡하게 느껴질 수 있고, 도구에 적응하는 데 시간이 걸리기도 합니다. 하지만 반복 작업의 패턴을 의식하고, 하루 10분씩만 구조화에 투자해 보면 점점 더 효율적인 루틴이 자리 잡게 됩니다.

중요한 건 완벽한 자동화를 목표로 하지 않는 것입니다. 오히려 한 가지 업무라도 줄일 수 있다면 그것만으로도 하루의 피로도가 크게 달라집니다. 자동화의 핵심은 생각하지 않아도 되는 반복을 줄이고, 중요한 일에 더 집중할 수 있게 해주는 데 있습니다.

마무리하며

자동화는 기술이 아니라 전략입니다. 도구는 단순히 그 전략을 실행하는 수단일 뿐이고, 핵심은 내 업무 흐름을 스스로 정의하고 개선하려는 태도입니다. 반복되는 일상 속에서 내가 진짜 신경 써야 할 일에 더 많은 시간을 쓰고 싶다면, 자동화 루틴을 만드는 일부터 시작해 보는 건 어떨까요?

어떤 일이건 시작은 어렵듯이, 일단 하나의 흐름이 만들어지면 그다음부터는 훨씬 가볍고 효율적인 하루를 만들 수 있습니다. 내 업무의 중심은 언제나 나 자신이어야 하니까요.